E-invoicing vanaf 1 januari 2026 verplicht

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor alle btw-plichtige zelfstandigen die factureren aan andere bedrijven (B2B). Dat betekent: als jij een factuur stuurt naar een onderneming, moet dat via een gestructureerde elektronische factuur gebeuren – en niet meer via PDF of e-mail. Maar wat houdt dat precies in?  En hoe kan het ACV jou hierin ondersteunen? 

Verplicht als je factureert aan bedrijven

De meeste van onze freelance leden factureren aan bedrijven (de opdrachtgever is een bedrijf), en niet aan particulieren. E-invoicing is dus voor hen verplicht vanaf 1 januari 2026, zelfs als ze alleen maar 1 of 2 facturen maandelijks sturen, zelfs als ze zelfstandig in bijberoep zijn en zelfs als ze onder de “Btw-vrijstellingsregeling kleine ondernemingen” vallen (omzet  van minder 25.000 euro per jaar).

E-invoicing is niet verplicht als je ENKEL activiteiten/handelingen uitvoert die BTW-vrijgesteld zijn. Het gaat bijvoorbeeld om bepaalde socio-culturele activiteiten, financiële verrichtingen, en handelingen in de medische sector.

Wat is e-invoicing (en wat is het niet)?

• ❌ Een PDF-factuur via e-mail is géén e-invoice.
• ✅ Een e-invoice is een gestructureerd digitaal bestand (zoals UBL), dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware.
• ✅ Deze facturen moeten verplicht verzonden worden via het PEPPOL-netwerk, een beveiligd Europees platform voor elektronische facturatie 

Wat moet jij doen?

1.  Kies een gebruiksvriendelijke facturatieprogramma dat aangesloten is op PEPPOL

Je hebt geen rechtstreekse aansluiting nodig op PEPPOL. De meeste softwarepakketten regelen dit automatisch voor jou via een zogeheten “Access Point”.

Het is vervelend om nu een facturatieprogramma te moeten gebruiken, voor degenen die tot nu toe zomaar hun facturen via PDF en e-mail stuurden.  Zij gingen het gemakkelijker maken voor de ondernemers (zei onze nieuwe regering) ?  Nog pijnlijker als je zelfstandig in bijberoep bent en een beperkte activiteit heeft.  Maar een facturatieprogramma is ook de opportuniteit om je administratie te automatiseren, bv. : 

• Opvolging van betaling van de facturen en automatische herhaling als het niet tijdig betaald is.
• Automatisering van je boekhouding (verzameling en opsomming van je kosten)
• Automatisering van de BTW aangiften

De facturatieprogramma is ook fiscaal aftrekbaar; om die investering te compenseren, zijn er fiscale stimulansen - zie de nuttige linken hieronder.

Er zijn verschillende oplossingen die speciaal gericht zijn op freelancers :

• Accountable: gratis plan beschikbaar, met automatische PEPPOL-registratie : 
• Billit: eenvoudig in gebruik, goedkoop, 15 dagen gratis proefperiode : Billit - Peppol en e-facturatie voor elk type onderneming
• Verschillende socialeverzekeringsfondsen bieden ook oplossingen, bv OkiOki (via Xerius): ook geschikt voor wie weinig facturen maakt 

 

2.  Moet je registreren op PEPPOL?

Nee, dit gebeurt meestal automatisch via de software. Je hoeft dus zelf geen technische stappen te zetten.

3. Informeer je boekhouder 

Bespreek dit met je boekhouder in zover je die hebt. Hij kan je allicht verder helpen in geval van problemen.

Een boekhouder hebben is evenwel niet verplicht en aan de freelancers met een beperkte activiteit raden we aan zelf de administratie van je facturen op te volgen. Als je zelf je facturen stuurt, zorg dat je boekhouder weet dat je overschakelt naar e-invoicing, zodat hij of zij jouw facturen correct kan verwerken.

Waarom is dit belangrijk?

• ✅ Je voldoet aan de wetgeving
• ✅ Je facturen worden sneller betaald
• ✅ Je administratie wordt eenvoudiger en digitaler

Enkele nuttige links

• E-facturering | FOD Financiën : officiële informatie van FOD Financiën, met FAQ, … 

• FAQ - e-factuur

• Softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen - e-factuur

• Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturatie - e-factuur

• Handelingen die zijn vrijgesteld