Publieke website

Gebruikershandleiding

Documentenbeheer

1. Document opladen

Om een document op te laden, open je de bibliotheek waar je een document aan wil toevoegen en klik je op de groene knop 'Upload documents or other files'.

CreateDocuments

Er verschijnt een scherm waar je de bestanden die je wil toevoegen aan de bibliotheek kan selecteren: dat kan door te klikken in het kader en een document op je computer te selecteren of door een document in het kader te slepen.

Tip: let op de titel van het bestand dat je uploadt. Het is de bestandstitel die je ziet verschijnen in de URL en in het tabblad van je browser. Denk ook hier na over trefwoorden en voeg tags toe. 
 
CreateDocuments2

Goed om weten

  • Wanneer je op de groene 'publish'-knop drukt, wordt het document toegevoegd aan de gekozen bibliotheek.
  • Je kan ook kiezen voor 'Save as draft'.
  • Wanneer je vervolgens bovenaan op 'Back to all items' drukt, vind je het document in de gekozen bibliotheek, al dan niet als 'draft'.
  • Documenten worden gemaakt in de huidige taal. Wil je ze ook in een andere taal gebruiken? Dan klik je op het bolletje van die taal ernaast, vul je de nodige velden in en publiceer je het document ook in die taal. 

2.Vertaling document maken

Om een document te bewerken, klik je op de titel of op het taalknopje van het document in de taal waarin je het wil bewerken.

Op de bewerkingspagina kan je een en ander aanpassen. Wanneer je klikt op het wiel naast het document, kan je met 'Use another file for this translation' een document in een bepaalde taal aanpassen. 

Gebruik deze optie altijd als je een document in  verschillende talen oplaadt.

3. Document vervangen

⚠️ Wil je een document vervangen met een nieuwe versie? Laad dan niet zomaar een nieuwe versie op, maar vervang het bestaande document.  Dat is belangrijk in het kader van site op dieet/voor Google!

Kies voor 'replace the file'.

Goed om weten:

  • De URL van je document blijft hetzelfde.  Je hoeft je document nergens op de site te vervangen:  het wordt automatisch aangepast op de plaatsen op de website waar je naar de vorige versie hebt gelinkt.
  • Je kan je URL nog altijd aanpassen (bijvoorbeeld jaartal). ook dan hoef je je document niet op de site te vervangen.
  • Natuurlijk zijn aanpassingen pas zichtbaar voor het grote publiek eens je ze ook hebt gesynchroniseerd.
ChangeDocument

GOOD PRACTICE:  'tags' invoegen

  • Voeg zeker ook  'tags' toe aan je document.
  • Dat zijn zoekwoorden. Die kunnen ervoor zorgen dat een document gemakkelijker door de zoekmotor worden gevonden (zie zoekopdracht met trefwoord). en is nodig voor een betere SEO.
tags-docs