Tips voor heldere communicatie in onderwijs

Hoe helder communiceren met leerlingen, collega's en directies? Foute communicatie kan heel veel problemen veroorzaken en leidt gemakkelijk tot conflicten. Voorkomen is beter dan genezen en daarom geeft COnneCt je een aantal concrete tips.

De schematische voorstelling van communicatie is relatief simpel: je hebt een zender met een boodschap en een ontvanger die die boodschap al dan niet goed ontvangt. Toch is het niet zo eenvoudig als het lijkt. Om ervoor te zorgen dat je boodschap de ontvanger correct bereikt, moet je weloverwegen keuzes maken. Stel jezelf volgende vragen voor je communiceert:

• Voor wie is mijn boodschap?
• Wat wil ik zeggen?
• Via welk kanaal communiceer ik?

Als je niet voldoende stilstaat bij het antwoord op deze vragen, loop je het risico dat je boodschap niet het gewenste effect bereikt of dat er misverstanden ontstaan. Als je bijvoorbeeld als leraar Nederlands een opmerking maakt voor de hele klasgroep over het opstel van een specifieke leerling, bereik je meer ontvangers dan bedoeld. En als je als directeur een algemene mededeling uitstuurt over het gebrek aan inzet en transparantie, loop je het risico dat de personeelsleden die hun uiterste best doen zich ook aangesproken voelen.

Om dergelijke fouten te vermijden, kan je rekening houden met 12 tips voor heldere communicatie in onderwijs:

1. Neem je tijd! Moet je een moeilijke boodschap overbrengen, slaap er dan een nachtje over. Heb je een vervelende mail ontvangen en ben je een beetje van je melk? Reageren uit een boze reflex is nooit een goed idee. Neem je tijd om je boodschap helder te krijgen. Dat geldt ook als je zelf moeilijk nieuws moet brengen. 
   
2. Denk na over de precieze communicatie die je wil voeren. Je boodschap moet helder zijn in de onderwerpregel/aankondiging en aan het begin van je mail/in je intro. Zorg ervoor dat je kernboodschap niet bedolven raakt onder randinformatie.
   
   
3. Kies de juiste taal afhankelijk van de ontvanger en de boodschap. Je spreekt anders tegen je directeur dan tegen je leerlingen.
   
4. Hou er rekening mee dat iedereen een boodschap leest/beluistert vanuit hun referentiekader of leefwereld. In coronatijden kennen heel veel leerlingen, hun ouders en onderwijspersoneelsleden stress door de totaal veranderde leef- en werkomstandigheden. Verlies dat niet uit het oog. 
   
5. Schat je ontvanger goed in. Soms reageert je ontvanger helemaal anders dan je had verwacht. Daarvoor ben je als zender niet verantwoordelijk, maar het kan er wel voor zorgen dat je boodschap volledig de mist in gaat. Denk alvorens je communiceert dan ook goed na over je doelpubliek en probeer te anticiperen. 
   
   
6. Breng persoonlijke of emotionele boodschappen in de mate van het mogelijke persoonlijk. Schrijf geen gortdroge, boze, zakelijke of ellenlange mail, maar spreek een moment af om een gesprek te voeren.
   
7. Formuleer positief. Een positieve formulering roept een positieve respons op en is actiegericht.
   
8. Geef je ontvanger de tijd om mee in communicatie te gaan en luister. Een chatsessie gepland? Goed idee, maar maak er geen monoloog van. Jij kent de boodschap al, de ontvanger nog niet.
   
9. Gebruik activerende kanalen voor actiegerichte boodschappen. Om te brainstormen gebruik je geen mail, maar persoonlijke media zoals telefoon of Teams.
   
10. Gebruik geschreven communicatie wanneer het gaat over wat je eerder hebt besproken of waar geen discussie over zou mogen bestaan. Stel eerdere afspraken ook niet opnieuw in vraag.
    
    
11. Herlees een geschreven boodschap. Tikfouten en onlogische zinnen doen afbreuk aan je boodschap.
    
12. Denk aan je lichaamstaal tijdens een videogesprek. Praten tegen een camera is voor de meeste mensen onnatuurlijk, maar denk de camera weg en dan loopt het wel los. 

Deze lijst is niet zaligmakend, maar zet je wel op weg om vlot en helder te communiceren. Veel succes!

Benieuwd naar meer tips van COnneCt? Bekijk het overzicht van alle artikels die je kunnen helpen bij je functioneren in onderwijs.